MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF”
Nama Kelompok :
1. Nanik Sugini /1510210291
2. Irsha Febryana / 1610210345
3. Sri Rahayu /1610210346
4. Anung Dwi Astiar /1610210348
5. Sindy Desiedera / 1610210427
6. Leny Diana N.E.P /1610210510
7. Devina Permata A /1610210709
8. Ceria Agus Tiana / 1610210797
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA
(STIESIA) SURABAYA
2017/2018
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan berkah, rahmat, karunia serta hidayah-Nyalah saya dapat menyalesaikan makalah Sistem Informasi Manajemen
Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Untuk itu saya selaku penyusun sangat berterimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Terutama kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak yang telah memberikan bimbingannya sehingga makalah ini dapat saya selesaikan tepat pada waktunya.
Oleh karena itu, saya mohon kritik dan saran yang membangun agar kami dapat menyusunnya kembali lebih baik dari sebelumnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, terutama bagi saya selaku penyusun.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang berkembang saat ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai kegiatan bisnis karena sebagai sebuah teknologi yang menitik beratkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, relevan, efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas
Pierre Martineau, dalam penelitiannya mengenai kelas sosial di Amerika, menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang msikin., perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan bahwa ada perbedaan yag membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang lebih rendah. Eksekutif berbed, bukan dalam hal karakteristik pribadi tetapi dalam hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya.
Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Pada bab ini kita menjelaskan bagaimana CBIS dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana Karakteristik dari Sistem Informasi Eksekutif?
2. Bagaimana memenuhi Kebutuhan Informasi Eksekutif?
3. Apa saja saran-saran untuk meningkatkan sistem informasi?
4. Bagaimana konsep Sistem Informasi Eksekutif yang berbasis komputer ?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Memahami karakteristik umum Sistem Informasi Eksekutif (executive information system―EIS) dalam hal asal informasi dan bentuk informasi tersebut.
2. Mengenali perlunya sistem informasi berbasis eksekutif berbasis komputer, atau EIS, untuk memenuhi sejumlah kebutuhan informasi eksekutif.
3. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan EIS.
4. Mengetahui pilihan-pilihan yang ada untuk memperoleh perangkat lunak EIS.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya. Eksekutifmerupakan pelaksana/yang bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi.Contoh, direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur bagian.
Jika tidak ada Sistem Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
Executive Information System (EIS)disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) atau Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.Sistem informasi eksekutifmerupakan suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
Faktor - faktor penentu keberhasilan penerapan Sistem Informasi Eksekutif
1. Sponsor Eksekutif
Yang mengerti dan berkomitmen eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif Sistem Informasi Eksekutif agar mampu menorong penerapan Sistem Informasi Eksekutif diperusahaan.
2. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan.
3. Staf Jasa Informasi Yang Sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.
4. Teknologi Informasi Yang Sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
5. Manajemen Data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
6. Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis
Sebagian besar Sistem Informasi Eksekutif yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.
7. Manajemen Atas Penolakan Organisasi
Jika eksekutif menolak menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
8. Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System
Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.
Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut :
1. Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
2. Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
3. Memiliki on-line help.
4. Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
5. Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.
2.2 KEBUTUHAN INFORMASI EKSEKUTIF YANG UNIK
Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.
1. Penelitian Mintzberg
Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”
2. Penelitian Jones dan MCLeod
Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitiannya dirancang untuk menjawab pertanyaan :
a. Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif?
Selama dua minggu eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang menjalin ke eksekutif. Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan media apapun: laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.
b. Apa nilai informasi tersebut?
Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa nilai) hingga 10 maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.
c. Apa sajakah sumber informasi itu?
Lingkungan menyediakan volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di bawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.
d. Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif?
Media tertulis mencapai 61% dari jumlah transaksi. Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif , tiga media yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan panggilan telepon) mencapai 60 persen transaksi. Jika eksekutif memilih media lisa, mala media itu harus mendapat nilai yang lebih tinggi daripada media tertulis. Diperkirakan media lisan menempati posisi – posisi teratas . panggilan telepon dan acara makan bisnis merupakan media lisan yang kalah peringkat dari media tertulis.
e. Apa kegunaan informasi itu?
Para peneliti dibantu oleh para eksekutif memberikan suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Penggunaan informasi berdasarkan peran keputusan: penanganan gangguan 42%, entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator 3%, dan tidak diketahui 6%. Sebagian besar informasi dimaksudkan untuk digunakan dalam menangani gangguan, menjadi seorang entrepreneur, dan mengalokasikan sumber daya.
Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :
a. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
b. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
c. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.
3. Penelitian Rockart dan Treacy.
Sukar untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak (sangat sering CEO) menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :
a. Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
b. Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.
c. Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.
d. Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
Menempatkan Komputer dalam Perspektif
Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya adalah yang pertama, masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal. Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini :
a. penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi
b. informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif.
2.3 SARAN-SARAN UNTUK MEMPERBAIKI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Seorang eksekutif yang belurn rnenggunakan kornputer dikarenakan hanya rnerasa belurn bisa rnernanfaatkan surnber inforrnasinya. Eksekutif tersebut harus rnelakukan langkah untuk rnengernbangkan peranan kornputer dalam sistern inforrnasinya. Namun untuk melakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan kornponen non‐kornputer.
Program yang terdiri dari lima langkah untuk rnencapai pengernbangan ini dijelaskan berikut ini:
1. Menyimpan inventansasi dari transaksi informasi yang masuk.
2. Merangsang terjadinya sumber yang bemilai tinggi.
3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada.
4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan
5. Memanfaatkan teknologi.
5 STEP SUGGESTION FOR IMPROVING EIS :
1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk. Eksekutif tidak selalu mempunyai persepsi yang jelas tentang sistem informasi. Untuk ini, eksekutif dibantu oleh sekretarisnya untuk membuat log information transaction yang selanjutnya dimasukkan kedalam database.
2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi. Dengan adanya identifikasi sumber daya yang bernilai tinggi, eksekutif dapat mengambil langkah agar sumber daya tersebut lebih mudah dikomunikasikan.
3. Memanfaatkan peluang. Saat informasi bernilai tinggi muncul, eksekutif harus segera menanganinya.
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan. Setiap eksekutif memiliki cara yang unik tersendiri dalam memperoleh informasi.
5. Memanfaatkan teknologi. Semua eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi meruapakn tanggung jawab organisasinjasa informasi yang penting.
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka (open‐minded) terhadap sistem informasi dan mempertimbangkanberbagai cara untuk meningkatkan kemampuan sistem informasinya.
2.4 SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS KOMPUTER
Sistem informasi eksekutif (executive information system―EIS) merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah sistem pendukung eksekutif (executive information system―EIS) juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa sistem itu meliputi komputer.
MODEL EIS
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe, seperti tampak dalam model EIS pada Gambar 2.4. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakuo penyimpanan sekunder,kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang tekah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif emilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
DIALOG ANTARA EKSEKUTIF DAN EIS
Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam sisten melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengn mouse atau dengan menyentuh layar. Penggunaan keyboard dikurangi.
Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi. Sebagian perangkat lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari data tabel atau grafik dapat diketik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan (artificial intelligence).
PENYATUAN KONSEP-KONSEP MANAJEMEN
Tiga konsep yang akan kita bahas adalah faktor-faktor penentu keberhasilan (critical succes factors), management by exception dan model metal.
Faktor-faktor penentu keberhasilan
EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. Pada tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika Serikat, menciptakan konsep faktor-faktor penentu keberhasilan (critical succes factors). Ia merasa bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau CSF, menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Management by Exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengn membandingkan kinerja yang dianggarkan dapat kinerja aktual.
Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pegambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression ), dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental, dari operasi perusahaan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Keunikan tiap sistem informasi eksekutif ―dibentuk agar sesuai dengan minat tertentu eksekutif itu, ditambah tuntutan dari organisasi dan lingkungannya. Eksekutif mengumpulkan informasi dari banyak sumber, baik di dalam maupun di luar perusahaan, dengan menggunakan media tertulis maupun media lisan.
Eksekutif dapat mengelola sebagian tetapi tidak semua sumber dan media informasi mereka. Pentingnya eksekutif memperoleh pengertian mengenai sistem informasi mereka sebelum mencoba membuat perbaikan di dalam sistem tersebut. EIS masa kini akan mempengaruhi rancangan SIM dan DSS masa depan.
Daftar Pustaka
McLeod, Raymond. Sistem Informasi Manajemen, edisi 7. Prenhallindo. Jakarta. 2001
Tidak ada komentar:
Posting Komentar